システム実装量が1ヶ月で約2倍に増加

「業務の抽象度の高さ」「ゴールの不明確さ」とも戦えるモチベーション維持、ハードワーク支援のため、Co:TEAMの導入に至りました 。

──今日はよろしくお願いします。まず最初に御社の事業概要についてお聞きしてもよろしいでしょうか 

Web メディアを運営している ITサービス企業になります。創業はまだ10年に満たないベンチャー企業で、社員数は70名程度。売上は二桁億円となっています。

──次にNさんの仕事内容についてお教えください

事業企画と経営企画の責任者をしています。

契約管理周り、経理総務法務などの管理業務と 予実管理、後は営業企画系の仕事を管掌しております。主にはキャンペーンの企画やPR方法の検討が多いです。

──N さんは以前営業の現場のお仕事もされていたのでしょうか

入社当初は新規事業の営業から顧客対応までやっておりました 。

──N さんが今管理されている部署の人数や規模についてお聞きかせください

人数は5名で、事務担当者２名に加えて、営業企画、情シスなどの専門家3名のチーム編成です 。

──現在の N さんのミッションや会社の目標についてお聞かせいただけますでしょうか

ミッションは大きく「売上利益目標の達成」と「メンバーの育成」の二つになります。

前者については、予算から逆算した各部署のKPIや行動目標やロードマップを作成する責任があり、それらを定期的に修正しながら、予算に対して組織を正しい方向に導く役割です。

開発の優先順位のつけ方や営業のKPI設計、人材配置や採用計画などの設定業務と、実行のモニタリングの両方を担当しています。そのため、フロントと連携が取りやすくなるよう社内インフラの整備や根幹業務も管掌範囲として持ち、組織としてクイックに動ける体制にもっていくというのが自分の存在意義でしょうか。

──二つ目のメンバーの育成については具体的にどのようなことを実施されているのでしょうか

基本的には「スキルセットの向上」と「マネジメント能力の育成」の2パターンに分けられます。

求められるスキルとして、部署と管掌範囲の広さ故に業務遂行には多くの専門知識が必要となることが多く、例えば会計的知識・法務的知識・システム的な知識…この辺りは真っ先に必要スキルとして挙げられる部分です。全てを細部まで把握する必要はないですが、大枠で捉えられる能力を身につけるまでは、努力による成長が求められます。

──今回Co:TEAMをお使いいただいた経緯について教えてください

O:の谷本代表と既に知り合いだったことも関係しておりますが、「業務の抽象度の高さ」と「ゴールの不明確さ」故にメンバーのモチベーションに変化がおきやすく、またハードワークになりやすい状況が続いていたため、状況を改善できるサービスを探していてCo:TEAMの導入に至りました。 

チームの状態を測るために「間隔の空いたサーベイ」ではなく、「日報ベースで『日々のコア業務』から情報を抽出できる」ことは、現代の働き方に非常に有効であると共感した。 

──「ゴールが不明確」で「メンバーのモチベーションに変化がおきやすい」ことで、現場にはどのような問題が発生していたのでしょうか

具体的な事例をお話しすると、急な体調不良やネガティブな発言などが多数発生している状況でした。

──組織状態については今までもアンケートなどのサーベイを取られていたんでしょうか。差し支えなければその結果についてお聞きできると嬉しいです 

社内サーベイ自体はとっていましたが、やる前から想定していた通りの結果となり、「業務量の逼迫」「体力的精神的なパーソナルな部分」といった項目のスコアにおいてリスクの高い数値が算出されることが非常に多かったです。 

──なるほど、それらの問題を解決するためにこれまで取り組んでいたことはありますか

タスクの可視化や残業の禁止など月並みなことやってきました。 

──こちらの対策はNさんが主導していたのでしょうか

個人的には初めは大きな問題意識はなく、お恥ずかしながら単純に「メンバー個人の問題である」と考えておりました。が、退職者・体調不良者が続出し、チーム運営に支障をきたすほどの状況となって上長からも指摘を受けたため問題意識が生まれてきたというところでしょうか。

──正直なご意見をありがとうございます笑　他にもチーム運営をサポートするサービスが増えてきているかと思いますが、そんな中Co:TEAMをお使いいただいた決め手は何でしょうか

個人的な意見ですが、弊社のようなベンチャー企業の働き方は、「個人の裁量に合わせる、個人事業主的な働き方」が主流になってきていると思っております。

そういった働き方において、チームの状態を測るためには「サーベイなどの間隔の空いたものではなくスパンの短い中でどれだけ情報を拾い出せるか」にかかっていると考えています。

その中で「日報やタスク管理などの日々の根本業務から情報を抽出できる」ことは現代の働き方やリモートワーク含めて有効であると共感した次第です。 

実は「難易度の高い業務や負荷の高い業務」でモチベーションが下がっているわけではなく、むしろ「単調な難易度も負荷も低い業務に足を引っ張られている」状態がモチベーションを下げている原因であったと判明

──ありがとうございます。事務、 営業企画、情シスの方々が同じ部署にいらっしゃるとのことですが、 N さんが管掌されている全メンバーの方にお使いいただいている状態でしょうか 

そうですね、全員が使っています。実際には私以外のメンバーは女性でご結婚されてる方も多く、昭和的な働き方ではなく、現代的なワークスタイルでキャリアを目指されてる方が多く、日々の業務の履歴を残す、引き継ぎをしやすくするなど「属人化させない」点でチームに役立っているところが多くあると実感しております 。

──Nさんも日報を書かれていらっしゃるんですか？

僕自身も使っておりますが僕の日報を見てるのは僕だけです笑

すぐに効力を実感できるものではないので、利用を定着させることには一定のコミュニケーションコストがかかることは事実です。一方で、1か月程度使っているとチームのことがメンバーレベルで理解し合える状態になりました。

──以前から日報や日々の業務報告の習慣はあったのでしょうか？

日時での業務報告は行なっておりませんでした。週次でチームミーティングがあり、その場でクイックに現状を報告する形式を取っています。自分の中ではわかったような顔をしておりましたが、可視化された数値やその後のフィードバックを正確に把握してみると、わかった気になっていただけであって、なかなか改善には繋がっていなかったですね。

──コミュニケーションコストがかかるというお話がありましたが、導入の際に工夫していただいた点はありましたか

「自分が率先して日報を上げ、タスクを可視化する」というところでしょうか。

実際に私の業務に関してはメンバーが把握してないことも多かったので、共有をすることで理解してもらえたというところが多かったと思います。各メンバーに必要性を実感してもらうためには、自分自身で有効だと思う情報を率先して量を多く書くことが第一歩になると思います。

──先ほどメンバーの理解に繋がるという話がありましたが、具体的なメリットはどのようなところにありましたか

実は「難易度の高い業務や負荷の高い業務」でモチベーションが下がっているわけではなく、むしろ「単調な難易度も負荷も低い業務に足を引っ張られている」状態がモチベーションを下げている原因であったり、上司である自分とのミーティング時間やコミュニケーション量が確保できていないと感じていたことが判明しました。定量では測れない「定性的な部分の評価や把握」とその実効性が大きなメリットです。

導入後1ヶ月で、Salesforceのアドオン・改修に関するシステム開発量が約2倍に増加

──費用対効果としては実際に使われてみてどういった結果が出ましたか 

単純なROI を算出することが難しい部署です。間接部門であり、プロフィット 部門ではないため定量的に判断することはなかなか難しい。一方で、定性的・肌感覚的に把握できる点として一つ一つのプロジェクトの把握がスムーズになり業務の出戻りが少なく生産性は向上している感覚があります。

社内で動いているプロジェクト量が導入前より増えているので費用対効果はあったと考えています 。具体的にいうと、Salesforceのアドオンや改修に関する開発量が同期間の事前事後比較で約2倍に増加しました。

──Co:TEAMがマッチしそうな部署はどちらだとお感じになられたでしょうか。

ビジネスサイドやコーポレイトサイド、どちらともマッチしそうです。 特に限定はされない印象です。

メンバーにとって利便性が良いツールであることはもちろんですが、私のような中間管理職が良いメンターになれるようなツールになってくれることを望みます

──Co:TEAMが今後実現してほしいことはありますか？

メンバーを持つ身としてはメンバーに対してどれだけ働きやすい環境が提供できるのかは重要になってくると思っているので、「弊社にマッチする、働きやすい環境」がどのようなものなのかを具体的に提案してくれることを望んでいます。

──Co:TEAMを今後どのように使っていかれる想定でしょうか

メンバーにとって利便性が良いツールであることはもちろんですが、私のような中間管理職が良いメンターになれるようなツールになってくれるといいですね。

──他にはどのような企業におすすめでしょうか

大企業では研修制度や OJT 含めて環境が整っていることも多いですが、一方でそういった整備のない会社が大多数を占めると思っています。その大多数が対象であるという大前提に立った上で、 特にスタートアップなどの会社として成熟していない部分が多い企業や店舗経営などの「マネジメントシステムが一元的で確率していない企業」に刺さりやすいのではと感じます。

──本日はお忙しい中貴重なご意見をありがとうございました